26.09.2024

E-Mails statt Briefe, Screensharing statt Ausdrucke, Cloud-Ablagen statt Aktenschränke – immer mehr Unternehmen in Deutschland verzichten auf Papier. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die mehr als 1.100 Unternehmen ab 20 Beschäftigen in Deutschland repräsentativ befragt wurden. . Die Befragung fand von Mitte April bis Anfang Juni 2024 statt.
24 Prozent der befragten Firmen arbeiten nur noch zu etwa einem Viertel papierbasiert, während 38 Prozent ihre Büroprozesse zur Hälfte digitalisiert haben.

Dieser Wandel führt auch zu einer Reduzierung der physischen Büroausstattung. Die Hälfte der Unternehmen hat demnach in den vergangenen fünf Jahren die Anzahl ihrer Aktenschränke verringert. „Papierlose Prozesse sparen nicht nur Ressourcen, sondern ermöglichen auch ortsunabhängiges Arbeiten“, betont Bitkom-Hauptgeschäftsführer Bernhard Rohleder. Die Offenheit gegenüber der Digitalisierung sei inzwischen stark gestiegen. 96 Prozent der Unternehmen stehen demzufolge digitalen Prozessen positiv gegenüber – das entspricht einem Anstieg von sieben Prozentpunkten im Vergleich zu 2022.

Digitale Kommunikation verdrängt Fax und Brief

Besonders in der Kommunikation setzt sich die Digitalisierung durch. 88 Prozent der Unternehmen ersetzen die Briefpost durch digitale Alternativen. Während 2022 noch fast die Hälfte der Unternehmen regelmäßig Briefe verschickte, sind es, der Studie zufolge, heute nur noch 40 Prozent. Auch das Faxgerät verliert an Bedeutung: Nur noch 30 Prozent der Unternehmen nutzen es häufig, ein Rückgang von 10 Prozentpunkten gegenüber 2022. Stattdessen dominieren Smartphones, die mittlerweile in 90 Prozent der Unternehmen für die geschäftliche Kommunikation genutzt werden. Zuwächse verzeichnen zudem Messenger-Dienste (61 Prozent, 2022: 51 Prozent). Auch Textchats, zum Beispiel über Kollaborationstools (46 Prozent, 2022: 40 Prozent) oder soziale Netzwerke (39 Prozent, 2022: 36 Prozent) legen leicht zu. Videokonferenzen werden seltener abgehalten. Noch 65 Prozent nutzen häufig oder sehr häufig Videokonferenzen, 2022 waren es 72 Prozent.

„Nach dem Hoch der Online-Meetings während der Corona-Pandemie setzen einige Unternehmen wieder vermehrt auf persönliche Treffen im Büro. Grundsätzlich ist die Videokonferenz aber gekommen, um zu bleiben – sei es, um dem Wunsch nach Home-Office zu entsprechen, als kostengünstige Alternative zu Dienstreisen oder als Upgrade von traditionellen Telefonkonferenzen“, so Rohleder.

KI auf dem Vormarsch

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) ist ein wachsender Trend. Bereits 35 Prozent der Unternehmen setzen, der Studie zufolge, auf Chatbots, um Anfragen automatisiert zu beantworten. Zudem spiele KI eine immer größere Rolle bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen – insbesondere in den Bereichen Logistik, Vertrieb und Finanzen. „In einigen Jahren wird KI aus den Büros nicht mehr wegzudenken sein. KI wird Beschäftigte von Routinearbeiten entlasten – und damit auch den zunehmenden Fachkräftemangel abfedern“, prognostiziert Rohleder.

pm/tm