27.09.2022

Gastbeitrag von Su Reiter

Immer mehr Menschen können digital arbeiten. Für viele stellt sich dabei die Frage, ob sie ihren Arbeitsplatz nicht in ein schönes, warmes Land verlagern können. Eine Workation ermöglicht Angestellten genau das – die Verbindung von Arbeit und Urlaub. Allerdings müssen Angestellte einiges beachten, wenn sie ihre erste Workation antreten. Worauf Sie bei der Planung und Organisation Ihrer Workation achten sollten und wie Sie sich dabei am besten absichern, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wenn Sie das erste Mal eine Workation organisieren, sehen Sie sich sicherlich mit einer Vielzahl von offenen – teils rechtlichen – Fragen konfrontiert. Im Folgenden werde ich häufig gestellte Fragen aufgreifen und allgemeine Handlungsempfehlungen geben. Dies stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsberatungsgesetzes dar und ersetzt keine umfassende rechtliche Beratung durch einen Rechtsexperten. Wenden Sie sich bei individuellen Fragen in jedem Fall an einen spezialisierten Rechtsanwalt.

Muss ich eine Workation mit dem Arbeitgeber absprechen?

Wer auf Workation gehen will, muss sein Vorhaben mit dem Arbeitgeber absprechen. Zum einen sind Angestellte in einem festen Arbeitsverhältnis weisungsgebunden, das heißt, sie müssen sich nach den Vorgaben des Arbeitgebers richten. Wer ohne Einverständnis des Arbeitgebers eine Workation durchführt, riskiert einen Verstoß gegen den Arbeitsvertrag.

Daneben kann es zu weiteren Schwierigkeiten in der Praxis kommen: Ist es aufgrund der Entfernung oder der Zeitverschiebung nicht möglich, Telefonate zu führen, zeitgebundene Termine einzuhalten oder während der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten, muss eine schnelle Lösung gefunden werden. Um diese unangenehme Konfrontation zu vermeiden, sollten Sie Ihre Workation frühestmöglich mit dem Arbeitgeber kommunizieren und dabei alle Eventualitäten berücksichtigen.

Gut zu wissen: Innerhalb von EU-Ländern werden keine Roaminggebühren erhoben. Das bedeutet, dass Sie im EU-Ausland wie gewohnt Ihr Datenvolumen nutzen können. Telefonate dürfen maximal 0,19 € pro Minute kosten.

Achtung: Wenn Sie sich in unsicheren Netzwerken befinden (z.B. öffentliches, ungeschütztes WLAN am Flughafen), kann es zudem passieren, dass Sie ungewollt fremden Personen Zugang zu geschäftlichen Daten gewähren.

Schreibt der Arbeitgeber eine Homeoffice-Pflicht vor, so dürfen Angestellte zwar von Zuhause aus arbeiten, aber nicht automatisch die eigenen vier Wände gegen ein Strandhotel eintauschen. Das Homeoffice bietet mittlerweile denselben Versicherungsschutz wie das Büro. Die Versicherung greift unter Umständen allerdings nicht mehr, wenn Angestellte das Land verlassen. In diesem Fall müssen Arbeitgeber nach alternativen Möglichkeiten suchen, um ihre Angestellten im Ausland zu versichern.

Die Kosten Ihrer Reise übernehmen Sie im Regelfall selbst. In einigen Unternehmen gibt es allerdings andere individuelle Regelungen, die Sie am besten im Arbeitsvertrag oder in einem offenen Gespräch in Erfahrung bringen können. Viele moderne Arbeitgeber übernehmen etwa anteilig die Reisekosten für eine Workation oder veranstalten eigene Workations, an denen das gesamte Team teilnehmen kann.

Wenn Sie rechtliche Fragen haben, erhalten Sie im Rahmen einer Rechtsberatung durch einen spezialisierten Anwalt für Arbeitsrecht weitere Informationen.

Wie plane ich eine Workation?

Wer eine Workation plant, muss viele Faktoren berücksichtigen. Hat man das Einverständnis des Arbeitgebers erhalten, beginnt der spannende Teil: die Planung der Workation.

Reisezeitraum und Reisedauer

Digitale Nomaden, die ausschließlich auf dem Laptop arbeiten und dabei durchgehend um die Welt reisen, verbringen meist mehrere Monate in einem Land und entscheiden sich sodann bewusst, wo es als nächstes für sie hingeht.

Eine Workation ist meist kurzlebiger und eignet sich für spontane Kurzurlaube, in denen Angestellte wieder neue Energie sammeln oder Abwechslung in den Arbeitsalltag bringen. Idealerweise dauert eine Workation 1-2 Wochen, je nach Absprache und Bedarf kann sie auch einen ganzen Monat oder länger andauern.

Der Reisezeitraum richtet sich typischerweise nach den Bedingungen in dem jeweiligen Zielland, den Bedürfnissen der reisenden Person und den Vorgaben des Arbeitgebers. Während einige Arbeitnehmer in einem warmen Land „überwintern“ können, ist es für andere nicht möglich, während des Weihnachtsgeschäfts und dem letzten Quartal des Jahres von unterwegs zu arbeiten.

Art der Workation

Neben dem Reisezeitraum und der Reisedauer ist auch relevant, welche Art von Workation Sie anstreben. Genau wie bei der jährlichen Urlaubsplanung gibt es auch hier viele Möglichkeiten und Ideen:

Für viele ist der „Vacation“-Teil in Workation relevant – schließlich soll sich die Reise trotz allem wie Urlaub anfühlen. Viele entscheiden sich daher für ein Hotel mit direkter Strandlage, vielleicht sogar mit Verpflegung, um sich während der Mittagspause und nach Feierabend entspannen zu können.

Die Vorteile einer solchen „All Inclusive“-Workation liegen auf der Hand:

• Urlauber müssen sich um nichts kümmern.
• Pauschalreisen sind meist günstiger.
• Es ist immer ein englischsprachiger Ansprechpartner vor Ort.
• Auch Fernziele und längere Aufenthalte sind möglich.
• Meist ist ein Transfer vom bzw. zum Flughafen inkludiert.
• Es ist meist sicherer als in einer privaten Unterkunft.
• Meistens gibt es eine (gute) Internetverbindung.
• Im Internet lassen sich zahlreiche Bewertungen und Fotos zu den Hotels finden, so dass man weiß, worauf man sich einlässt.

Andererseits kann eine solche Workation schnell eintönig werden, insbesondere dann, wenn man sich nur auf dem Hotelgelände aufhält. Aus diesem Grund setzen immer mehr Menschen auf Städtetrips, zum Beispiel in Weltmetropolen wie New York oder Sydney, aber auch europäische Hauptstädte werden immer beliebter.

Eine Workation im Großstadt-Dschungel bietet folgende Vorteile:

• Eine gute Anbindung zu naheliegenden Orten.
• Sehr viele Cafés mit WLAN und Coworking-Spaces zum Netzwerken.
• Öffentliche Verkehrsmittel (Bus & Bahn) sind meist sehr kostengünstig.
• Es gibt eine Vielzahl von privaten Unterkünften und Hotels mit englischsprachigem Personal.
• Urlauber genießen die Möglichkeit, abends auszugehen und auf dem Rückweg ein Taxi zu bestellen.
• Große Auswahl an Restaurants und Freizeitaktivitäten.

Wer der Großstadt bewusst entfliehen möchte, kann seine Workation mit einem Wanderurlaub verbinden. Viele Bergregionen und Wandergebiete sind mit dem Auto erreichbar und eignen sich daher insbesondere für eine Workation mit Kind oder Hund. Wanderparadiese lassen sich nicht nur in Deutschland, sondern auch in Nachbarsländern, zumindest aber innerhalb der EU finden.

• Urlauber genießen eine atemberaubende Landschaft mit Weitblick.
• Hier kann man ungestört Zeit allein, mit der Familie oder zu zweit genießen.
• Wandern ist ein sportlicher Ausgleich zur eintönigen Arbeit am Laptop.
• EU-Länder bieten viel Sicherheit und rechtliche Vorteile für Deutsche.
• Es gibt traumhafte Spa-Hotels inmitten von Bergen mit vielen Wellness-Angeboten.
• Viel Entspannung und Erholung – auch für die Seele.
• Es gibt erfahrungsgemäß viele regionale Produkte, kleine Bauerncafés und sehenswerte Wochenmärkte.

Wie organisiere ich eine Workation?

Steht das Reiseziel fest und ist auch der Reisezeitraum definiert, ist es an der Zeit, die Reise verbindlich zu organisieren.

Art der Unterkunft

Je nachdem, was für eine Workation man anstrebt, stellt sich die Frage nach der Unterkunft. Neben klassischen Hotels gibt es auch die Möglichkeit, Ferienunterkünfte oder private Apartments zu buchen.

Achtung: Eine Workation steht und fällt mit der Internetverbindung. Gerade in ländlichen Regionen kann es zu Problemen mit dem Empfang kommen. Aber auch in Hotels oder Ferienwohnungen kann das Internet trotz kostenlosem WLAN unbrauchbar sein. Während viele auch mit einer langsamen Internetgeschwindigkeit gut arbeiten können (zum Beispiel bei einfachen redaktionellen Tätigkeiten), ist es für andere unmöglich, Video-Meetings zu führen oder Dateien hochzuladen.

Wer von unterwegs arbeiten möchte, muss auch auf die Ausstattung der Zimmer achten. Gibt es einen Schreibtisch mit Stuhl oder muss der Schminktisch zweckentfremdet werden? Kann das Zimmer bei zu starker Sonneneinstrahlung abgedunkelt werden? Gibt es eine Klimaanlage für besonders heiße Tage? Je nachdem, wie lange Sie sich in der Unterkunft aufhalten werden, können diese Fragen entscheidend für Ihre Workation-Erfahrung sein.

Reisen Sie gemeinsam mit Ihrem Kind oder Partner, sollte Ihre Unterkunft mindestens zwei getrennte Räume bieten. Wenn Sie zeitgleich telefonieren müssen oder beim Arbeiten mehr Ruhe benötigen, können Sie sich in das andere Zimmer zurückziehen und weiterhin produktiv sein.

Ist die Ausstattung nicht ausreichend, sollten Sie Ausschau nach einem Coworking Space in der Nähe halten. In Großstädten, aber zunehmend auch in Urlaubsregionen lassen sich viele klimatisierte Büroräume finden, bei denen Sie Tages- oder Wochentickets buchen können. Ein zusätzlicher Vorteil von Coworking Spaces ist, dass Sie hier oft Gleichgesinnte und Locals antreffen, mit denen Sie sich austauschen oder ein Feierabendbier trinken können.

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, eigenes Equipment mitzubringen, um das Arbeitsumfeld aufzuwerten. Ein Sitz- oder Keilkissen, eine Fußstütze, ein höhenverstellbarer Laptop-Ständer und andere ergonomische Mittel können Ihre Sitzposition verbessern und Rückenschmerzen vorbeugen.

Viele Workation-Bilder vermitteln den Eindruck, dass es sich mit einem Laptop und einem Cocktail wunderbar am Strand arbeiten lässt. Solche Bilder sind allerdings von der Realität weit entfernt.

Welches Visum benötige ich für eine Workation?

Mit einem deutschen Reisepass können Sie die meisten Urlaubsländer visumsfrei bereisen. Dennoch kann es je nach Land erforderlich sein, bestimmte Unterlagen auszufüllen, Nachweise einzureichen oder Anträge zu stellen. Informieren Sie sich daher rechtzeitig über die jeweiligen Anreisebedingungen in Ihrem Wunschland.

Verbringen Sie nur wenige Wochen in einem bestimmten Land, ist in der Regel kein Arbeitsvisum notwendig. Für eine Workation ist ein einfaches Touristenvisum in den meisten Fällen ausreichend.

Was sagt das Steuerrecht zu Workations?

Viele fragen sich, ob sie während einer Workation im Ausland eine sog. Doppelbesteuerung befürchten müssen. In einem solchen Fall werden Betroffene wegen eines längeren Aufenthalts in einem anderen Staat steuerpflichtig. Wann eine Steuerpflicht in dem Reiseland entsteht, richtet sich nach den steuerrechtlichen Regelungen in dem jeweiligen Land.

183-Tage-Regelung: Wenn Sie mehr als 183 Tage (sprich die Hälfte des Jahres) in Deutschland verbringen und ihren deutschen Wohnsitz behalten, ist ihr gewöhnlicher Aufenthaltsort in der Regel in Deutschland. Im Hinblick auf Ihre deutsche Steuerpflicht ändert sich in diesem Fall nichts. Planen Sie eine längere Workation im Ausland und geben Sie dafür Ihren Wohnsitz auf, sollten Sie sich von einem Anwalt für Steuerrecht über die Vor- und Nachteile Ihres Vorhabens beraten lassen.