3.7.2026

von Sandra Gallian

Ein besonders sichtbarer Schritt der Digitalisierung betrifft den Abschluss von Mietverträgen. Papierverträge gehören bei Schaefer & Wunsch inzwischen der Vergangenheit an. Statt gedruckter Unterlagen, die per Post versendet und unterschrieben zurückgeschickt werden müssen, erfolgt die gesamte Abwicklung digital.

Die Verträge werden über die Plattform Docusign bereitgestellt und können nach Legitimation mit dem Personalausweis direkt elektronisch unterzeichnet werden. „Das ist sowohl für den Verwalter als auch für den Vermieter ein großer Vorteil“, erklärt Geschäftsführer Onur Bas. Besonders erfreulich sei, dass diese Form inzwischen auch rechtlich problemlos möglich sei.

Nach der Unterzeichnung erhalten alle Beteiligten automatisch eine digitale Kopie des Vertrags. Ausdrucke, Papierarchive oder Portokosten entfallen vollständig.

Verwaltung vollständig digitalisiert

Auch interne Verwaltungsprozesse wurden vollständig digitalisiert. Dazu zählen unter anderem Rechnungseingänge, Ablagen, Belegprüfungen sowie die Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen.

„Die kleineren Verwalter können das nicht in dem Maße – viele arbeiten noch analog“, sagt Joachim Schaefer. Durch die digitale Bearbeitung seien Abläufe deutlich effizienter und weniger fehleranfällig geworden.

Vor allem Eigentümer und Beiräte profitieren von der neuen Struktur. Unterlagen werden datenschutzkonform über passwortgeschützte Zugänge bereitgestellt und können jederzeit online eingesehen werden. Die Dokumente liegen zentral in einer Cloud und stehen den Nutzern flexibel zur Verfügung.

„Von den 250 Wohnungseigentümergemeinschaften, die wir betreuen, kommt heute nur noch eine Handvoll für Kassenprüfungen persönlich zu uns ins Haus – meist aus Gewohnheit“, berichtet Joachim Schaefer. Viele Eigentümer würden es inzwischen schätzen, ihre Unterlagen bequem abends oder am Wochenende von zuhause aus prüfen zu können.

Nachhaltigkeit als zusätzlicher Vorteil

Neben der Effizienz spielt auch der Nachhaltigkeitsgedanke eine wichtige Rolle. Durch die konsequente Digitalisierung werde deutlich weniger Papier benötigt. Ausdrucke und umfangreiche Aktenordner seien in vielen Bereichen nicht mehr notwendig.

Für die Mitarbeitenden habe sich die neue Arbeitsweise inzwischen ebenfalls etabliert. Der Zugriff auf Unterlagen und Dokumente funktioniere problemlos und vereinfache die tägliche Arbeit deutlich.

Live-Zugriff für Kunden im Fonds- und Propertymanagement

Auch das Fonds- und Propertymanagement wurde vollständig digital umgestellt. Reportings erfolgen inzwischen ausschließlich elektronisch. Kunden können jederzeit datenschutzkonform auf ihre Unterlagen, Buchungsdaten und Mandanteninformationen zugreifen.

„Das wird vor allem in Zukunft ein äußerst wichtiger Punkt sein“, betont Onur Bas. Kunden hätten damit die Möglichkeit, ihre Buchhaltung, Kosten, Einnahmen oder Kontostände jederzeit live einzusehen.

Vor allem große Fondsmanager benötigten diese Transparenz beispielsweise für Anlagenausschusssitzungen oder die Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern.

Implementierung abgeschlossen – Akzeptanz etabliert

Die Umstellung erfolgte schrittweise. Wie bei vielen digitalen Veränderungen habe es zunächst etwas Zeit gebraucht, bis sich Kunden und Partner an die neuen Prozesse gewöhnt hätten, erklärt Joachim Schaefer. Inzwischen funktionierten die Abläufe jedoch schnell, zuverlässig und weitgehend reibungslos.

Schaefer & Wunsch demonstriert damit, dass konsequente Digitalisierung im Immobilienmanagement kein Privileg großer Marktteilnehmer ist, sondern eine strategische Entscheidung, die sich auf jeder Unternehmensebene umsetzen lässt.